کاهش هزینه توسط VOIP در سازمان ها
امروزه صاحبان کسب و کار ها همواره به دنبال کاهش هزینه های مجموعه خود هستند . اگر شما مدیریت یک کسب و کار را بر عهده دارید باید بدانید که با استفاده از سیستم تلفن VOIP می توانید بسیاری از هزینه های مربوط به نگهداری و استفاده از تلفن های سنتی مانند سانترال را کاهش داده و در مقابل افزایش بهره وری بسیار زیادی در ارتباطات مجموعه خود به دست آورید.
در این قسمت از مجموعه مقالات کاربردی VOIP قصد داریم این سؤال مهم که چطور استفاده از سیستم تلفن VOIP باعث کاهش هزینه ها در یک سازمان می شود را باهم بررسی کنیم. با همراه باشید تا این موضوع را به طور کامل شرح دهیم.
کاهش هزینه های یک سازمان به کمک VOIP
به زبان ساده راه های زیادی برای کاهش هزینه توسط VOIP وجود دارد. در ادامه به هر یک از این اجزا اشاره خواهیم کرد و آن را توضیح خواهیم داد.
1 . کاهش هزینه ها توسط VOIP در بخش سخت افزار
یکی از مزایای مهم سیستم VOIP ساختار این سیستم می باشد. در استفاده از سیستم های تلفنی VOIP شما نیاز به کابل کشی و احداث زیرساخت مجزا از شبکه ندارید ، زیرا سیستم VOIP روی بستر شبکه کامپیوتری یک مجموعه راه اندازی شده و از همان بستر کابل کشی و زیرساخت شبکه برای ارتباطات خود استفاده می کند . با استفاده از این قابلیت به آسانی می توانید این سیستم را در مجموعه خود راه اندازی کرده و هزینه های سازمان خود را به کمک VOIP کاهش دهید.
2 . انعطاف پذیری در استفاده از تجهیزات فیزیکی
هماهنطور که قبلا هم به آن اشاره کردیم شما می توانید با توجه به مقیاس کاری و بودجه در اختیار خود سخت افزار مورد نظر را تهیه فرمایید. به زبان ساده برای راه اندازی VOIP در یک مجموعه کوچک شما نیاز به تجهیزات سرور حرفه ای ندارید و یک کیس کامپیوتر کوچک می تواند جوابگوی نیاز های مجموعه باشد . شرکت های ارائه دهنده خدمات نصب و راه اندازی VOIP به خوبی می توانند با توجه به نیاز ها و بودجه شما بهترین راهکار را به شما ارائه دهند. پس با توجه به موارد فوق میزان هزینه ای که یک کاربر در قبال تجهیزات سخت افزاری ویپ میپردازد بسیار مقرون به صرفه تر از استفاده از سیستم های تلفنی سنتی می باشد.
3 . استفاده از سافت فون برای کاهش هزینه‌ی سازمان توسط VOIP
یکی از مهم ترین عواملی که می تواند موجب کاهش هزینه توسط VOIP شود استفاده از تلفن های نرم افزاری یا به زبان ساده سافت فون ها است. شما می توانید به جای خرید گوشی تلفن های تحت شبکه با استفاده از یک نرم افزار سافت فون و یک هدست ارتباطات خود را برقرار نمایید. در این صورت دیگر نیاز ندارید برای تمام کارمندان خود تلفن سخت افزاری تهیه کنید و مبلغ زیادی را بابت این گزینه صرف کنید. این سافت فون ها از کیفیت مطلوبی برخوردارند و اکثر امکانات یک تلفن سخت افزاری را به کاربر ارائه می دهند.
4 . کاهش هزینه نگهداری در سازمان ها توسط VOIP
مانند تمام سیستم های درون یک سازمان ، سیستم های تلفنی VOIP نیز نیاز به تعمیر و نگهداری دارند. سانترال ها در این مواقع معمولاً دارای قطعات بسیار گران و نگهداری و تعمیر آن ها هزینه های بسیار زیادی را برای یک سازمان در دست دارند . اما تعمیر و نگهداری سیستم VOIP بسیار کمتر و آسان تر از سیستم های تلفنی سنتی است.
5 . صرفه جویی در هزینه ها با قابلیت ارتقاء در سیستم VOIP
معمولاً در گذشته زمانی که یک کارمند به یک مجموعه اضافه می شد برای اختصاص دادن یک تلفن و داخلی به فرد مورد نظر می‌بایست یک رشته کابل مسی مجزا از سیستم سانترال تا روی میز فرد مورد نظر کشیده می‌شد . جدا از این موضوع در اضافه کردن داخلی ، خطوط تلفن و امکانات دیگر باید اقدام به خرید و اضافه کردن ماژول های گران قیمت به یک سانترال می شد. اما امروزه با استفاده از سیستم VOIP اضافه کردن یک کاربر به تنهایی با اضافه کردن برخی تنظیمات ساده انجام می شود . یا افزایش و ارتقاء منابع سرور VOIP و کم کردن یا اضافه کردن امکانات جدید تنها با تغییرات نرم افزاری می تواند انجام شود. این موضوع تاثیر بسیار زیادی در کاهش هزینه های یک سازمان با استفاده از VOIP دارد.
6 . صرفه جویی در هزینه های تماس سازمان توسط VOIP
اگر یادتان باشد باهم مرور کردیم که سیستم تلفن VOIP برای برقراری ارتباط از شبکه های کامپیوتری استفاده می کند. وقتی از ارتباط در شبکه های کامپیوتری صحبت می کنیم منظور انتقال پکت ها و بسته های صوتی روی بستر شبکه است. با استفاده از سیستم ویپ ارتباط میان داخلی ها حتی در صورتی که این کاربران در چند مکان متفاوت در جهان باشند رایگان است و شما تنها هزینه برقراری اینترنت یا شبکه میان آن ها را می پردازید. این موضوع می تواند به شدت هزینه های تماس در یک مجموعه را کاهش دهد.
7 . بروز رسانی رایگان VOIP
اغلب سرویس ها معمولاً نیاز به بروزرسانی دارند تا بتوانند در دراز مدت بیشترین بازدهی و کمترین مشکلات را داشته باشند. هزینه به روز نگه داشتن تجهیزاتی مانند سانترال سنتی می تواند بسیار زیاد باشد. اما شرکت های ارائه دهنده خدمات VOIP کلیه بروزرسانی های ارائه شده برای این سیستم ها را همواره به مشتریان خود ارائه می دهند.
8 . نقش امکانات VOIP در کاهش هزینه ها
تغییر مکان اپراتور ، تغییر مکان سازمان ، ساعات کاری و … همگی در سیستم های سنتی سانترال باعث از دست رفتن تماس مشتریان شما هستند. مواردی که در سیستم تلفن VOIP تأثیر چندانی ندارد ، چون اگر اغراق نباشد باید بگوییم که با سیستم VOIP هیچ تماسی از دست نمی رود و تا زمانی که به شبکه کامپیوتری آن متصل باشید ، VOIP نیز در کنار شماست . در هر جا می‌توانید به کلیه امکانات آن دسترسی داشته و کلیه تماس ها و مکالمات خود را پاسخ دهی کنید.
همچنین دیگر امکانات سیستم ویپ مانند سیستم های نظرسنجی ، سیستم های تماس خودکار ، منشی تلفن گویا ، صف انتظار و بسیاری از امکانات دیگر این سیستم می تواند کار ها را برای ما آسان کرده و آن ها را سرعت بخشد و صرفه جویی بسیار زیادی در زمان انجام کار ها و استفاده از نیروی انسانی برای یک مجموعه انجام دهد.
با استفاده VOIP هزینه های خود را کاهش دهید !!!
مواردی که در بالا مشاهده کردیم مهم ترین مواردی بود که می‌تواند موجب به کاهش هزینه ها در یک سازمان با استفاده از VOIP شود . در صورتی که نیاز به هرگونه مشاوره و یا راهنمایی در خصوص سیستم های VOIP داشتید می توانید با ما تماس بگیرید. همکاران ما صبورانه به کلیه سؤالات شما پاسخ خواهند داد.