بررسی قابلیت ها و امکانات تلفن گویا

تلفن گویا چیست ؟

پیشتر گفتیم که برای استفاده حداکثر از قابلیت های خدمات VOIP و همینطور یکپارچه سازی ارتباطات از همگام سازی و اتصال CRM به VOIP استفاده می کنیم. CRM نرم افزار ارتباط با مشتریان است. این نرم افزار به کسب و کارها برای برقراری ارتباط موثر، بهینه و طولانی با مشتریان بالقوه، بالفعل، راغب و مدیریت این ارتباط کمک می کند. یکی از این قابلیت های کاربردی تلفن گویا است. تلفن گویا، قابلیت پاسخ گویی هوشمند است که ارتباط مشتریان و کسب و کارها را 24 ساعته می کند. از طرفی تلفن گویا یک منشی هوشمند است که فشار کاری اپراتورها را کمتر می کند. امکان خوبی که امروزه کمتر مدیری از راه اندازی آن چشم پوشی می کند.

درباره تلفن گویا و کاربرد آن در سیستم تلفن VOIP بیشتر بدانید

مزیت خوب استفاده از تلفن تحت شبکه VOIP برای کسب و کارها امکان مدیریت تماس است. یکی از ابزارهای مهم مدیریت تماس، سیستم IVR است. به محض برقراری تماس، تلفن گویا ، تماس گیرنده را بدون معطلی به بخش مورد نظر هدایت می کند. این سیستم در حال حاضر نقش پررنگ و گسترده ای در بهبود خدمات مشتریان دارد. تلفن گویا در نقش یک منشی تلفنی هوشمند تماس گیرنده را با بخش های مختلف سازمان آشنا می کند. همچنین راهنمایی تماس گیرنده در مسیر دست یابی به کارشناس مورد نظر و هدایت او از بین منوهای صوتی را بر عهده دارد.

پاسخ صوتی تعاملی یا تلفن گویا به تماس گیرنده امکان استفاده از منوها با استفاده از شماره گیر خودکار را می دهد. سیستم تلفن گویا همان صدای از پیش ضبط شده ای که از شما می خواهد با شماره گیری عددی خاص به منوی جدید و یا اپراتور مورد نظرتان متصل شوید. یکی از بهترین مثال ها برای کاربرد این سیستم، کسب و کارهای دارای شعب متعدد است. برای شعب مختلف از یک تلفن استفاده کنید. در اینصورت تماس گیرنده بعد از اتصال به این تلفن، توسط پیغام صوتی به داخلی شعبه مورد نظر خود متصل می شود.

انواع تلفن گویا

IVR بر اساس نحوه طراحی منو و گستردگی زیر مجموعه ها، دو نوع مختلف دارد.

• تلفن گویای تک شاخه

• سیستم تلفن چند سطحی یا شاخه به شاخه

در سیستم تک شاخه صدای ضبط شده عدد مربوط به بخش های مختلف را برای تماس گیرنده اعلام می کند و به محض ورود عدد مورد نظر، تماس گیرنده به داخلی مورد نظر متصل می شود. اما در سیستم چند شاخه با وارد کردن عدد مورد نظر، تماس گیرنده از منوی ابتدایی به منوی های بعدی هدایت می شود. این مدل بیشتر برای کسب و کارها و سازمان های دارای زیرمجموعه های متعدد کاربرد دارد.

سیستم IVR از قابلیت های خوب تلفن تحت شبکه VOIP است. این سیستم مزیت های بسیاری برای کسب و کارها و سازمان ها دارد. در حالی که هیچ امکانات سخت افزاری نیاز ندارد و راه اندازی و شخصی سازی آن در تلفن ویپ به صورت نرم افزاری است. در این سیستم اجازه راه اندازی هر تعداد تلفن گویا که برای کسب و کارتان نیاز است را دارید. بد نیست ببینیم راه اندازی IVR برای کسب و کارها چه مزیت هایی دارد و چه نکاتی را در رابطه با آن بهتر است رعایت کنید. علت محبوبیت تلفن گویا در سازمان ها چیست؟

کاربرد های IVR

همانطور که می دانید، در کسب و کارهای وابسته به ارتباط تلفنی عموما تعداد تماس های همزمان ورودی زیاد است. تلفن گویا برای این کسب و کارها، در نقش یک اپراتور هوشمند برای پاسخ گویی و اتصال تماس ها به بخش مربوطه به کار می رود. در این روش تماس گیرنده بخشی از اطلاعات مورد نیاز اولیه را دریافت می کند و درصورت نیاز به ادامه، با راهنمایی تلفن گویا به اپراتور وصل می شود. پس بطور مثال آن دسته از تماس گیرندگان که تنها برای دریافت ساعت کاری یا شماره فکس تماس گرفته اند، پرسنل و کارشناسان مرکز را مشغول نمی کنند.

به علاوه در سازمان ها تلفن گویا مسئول شناسایی مشتریان و دسته بندی آن ها بر اساس خدمات مورد نیازشان است. از این طریق امکان مدیریت صف های تماس به خوبی فراهم می شود. یکی دیگر از کاربردهای محبوب تلفن گویا خدمات غیرحضوری است. این خدمات شامل پرداخت قبوض، ثبت نام، اطلاع از وضعیت آب و هوا و ترافیک، رهگیری مرسوله ها وغیره است. دریافت صورت حساب، افزایش اعتبار و پرداخت قبوض و استفاده از منوی خدمات مالی. ثبت و تکمیل درخواست خرید، برای بررسی و رسیدگی کارشناسان فروش. سیستم نظر سنجی از مشتریان،هم مثال هایی از کاربرد تلفن گویا برای کسب و کارهای کوچک و سازمان های بزرگ هستند.

هیچ تماسی را از دست ندهید، حتی بعد از ساعت کاری

یکی از امکانات خوبی که تلفن گویا به مجموعه ها اضافه می کند، ارتباط با مشتریان بعد از ساعت کاری و به صورت 24ساعته است. درصورتی که شما در محل کار خود نیستید یا ساعت کاری تمام شده IVR به شما این امکان را می دهد که مشتریان را به شماره دیگری که تعیین می کنید هدایت کند. تماس گیرنده حتی می تواند درخواست خود را ثبت کند تا کارشناس موردنظردر اسرع وقت برای پیگیری و بررسی درخواست ها اقدام کند.

با راه اندازی تلفن گویا شما می توانید روزها و ساعت های تعطیل مجموعه را تعیین کنید تا پیغام متفاوتی پخش شود و تماس ها به شماره های تعیین شده وصل نشوند.

تلفن گویا، کاهش هزینه ها و افزایش رضایت مشتریان

گفتیم که راه اندازی IVR سبب بکارگیری نیروی انسانی در خدمات مهم تر و تخصصی تری از تماس های ورودی و اطلاع رسانی های اولیه می شود. این موضوع سبب کاهش هزینه های سازمانی و کاهش اتلاف وقت و انرژی نیروی انسانی و بکار گیری آن در قسمت های مفیدتر و سودآورتر سازمان است.

از طرفی، هیچ چیز برای یک مجموعه مهم تر از رضایت مشتریان آن مجموعه نیست. راه اندازی تلفن گویا به مدیران، برای رسیدن به این رضایتمندی کمک می کند. پاسخ گویی تمام وقت، هدایت تماس گیرنده به بخش مورد نظر و بدون اتلاف وقت، امکان نظر سنجی مشتریان و امتیاز دهی به خدمات مجموعه و پرسنل بخشی از اقدامات IVR در این راه است.

نوبت دهی تلفنی قابلیت خوب تلفن گویا

بیمارستان ها، سازمان های دولتی، مراکز مشاوره و همه ی کسب و کارهایی که به سیستم نوبت دهی احتیاج دارند، می توانند از IVR استفاده کنند. سیستم نوبت دهی تلفنی یکی از مزیت های خوب راه اندازی این سیستم هوشمند است که به راحتی برای همه کاربران با هر طیفی قابل استفاده است.

سامانه ثبت انتقادات و پیشنهادات مشتریان با IVR

تماس گیرنده با هدایت تلفن گویا و شماره گیری یک عدد، به سادگی وارد سامانه انتقادات، پیشنهادات و امتیاز دهی به خدمات اپراتورها می شود. با IVR پیام ها و مکالمات ضبط می شوند. مدیران مجموعه به راحتی می توانند پیام های تماس گیرندگان را بررسی کنند و از سطح رضایت مندی مشتریان از خدمات و اپراتورهای مجموعه مطلع شوند.

صف انتظار مکالمه قابلیت خوب تلفن گویا

برای کسب و کارهایی با تماس های تلفنی هم زمان و بیشتر از تعداد اپراتورها یک قابلیت بسیار خوب صف تماس است. این سیستم به شما اجازه می دهد تماس گیرندگان را تا آزاد شدن اپراتور در صف انتظار نگهدارید. تلفن گویا امکان پخش پیام های تبلیغاتی، مدت زمان انتظار، تعداد نفرات در صف و موسیقی برای کاربران را تا اتصال به اپراتور می دهد. با این روش جلوی خستگی تماس گیرنده و قطع تماس را بگیرید.

این ها بخشی از کاربردهای زیاد تلفن گویا در کسب و کارها و مشاغل مختلف است. شما حتی این امکان را دارید که برای مشاغل سیارهم از IVR استفاده کنید و تماس گیرندگان را با این روش راهنمایی کنید. تلفن گویا برای همه ی مشاغل یکی از پر طرفدارترین قابلیت ها و امکانات اتصال CRM به VOIP است.