بررسی مزایا و ویژگی های خدمات VOIP برای مشاورین املاک
پیشتر در رابطه با سیستم ویپ با جزییات دقیقی صحبت کردیم. گفتیم که VOIP با ظهور خود از دهه 90 میلادی امکانات کاربردی را به ارتباطات تلفنی اضافه کرد. این امکانات، به سرعت جای خود را در بیشتر مشاغل باز کرد. خصوصا در مشاغلی که وابسته به ارتباط با مشتریان و خدمات تلفنی هستند.
در این قسمت از مجموعه مقالات کاربردی VOIP میخواهیم به بررسی مزایا و ویژگی های خدمات VOIP برای مشاورین املاک بپردازیم.
ویژگی ها و امکاناتی که این سیستم را تا این حد موفق و محبوب کردند، دو دسته کلی هستند. امکانات عمومی که برای همه ی مشاغل مورد نیاز است. همان ویژگی هایی که باعث می شود دوست نداشته باشیم به دوران سیستم های آنالوگ بازگردیم. درهرکسب و کاری که هستیم و میزان وابستگی خدمات ما به تلفن به هر شکل و اندازه ای که باشد به امکانات عمومی ویپ احتیاج داریم. از جمله کاهش هزینه های تلفنی، کاهش هزینه های سازمانی. سهولت وافزایش کیفیت مکالمات تلفنی. افزایش رضایت مشتریان ونظارت برعملکرد کارمندان. افزایش فروش وسهولت در مدیریت کارمندان.
اما برای درک ضرورت استفاده از خدمات VOIP در مشاغل مختلف، لازم است بدانیم سیستم ارتباط تحت شبکه دقیقا به کسب و کار ما چه کمکی می کند. به همین دلیل ما دربصیر ویپ در قالب یک رشته مقاله به مشاغل مختلف و مزیت های تلفن ویپ برای آن ها خواهیم پرداخت.
مزیت های سیستم تلفن تحت شبکه VOIP برای املاک
دفاتر مشاور املاک معمولا شامل تعدادی پرسنل است که هر کدام روی تعدادی ملک خاص کار می کنند و صفر تا صد فروش یا رهن و اجاره آن را شخصا انجام می دهند. یعنی وقتی مشاور ایکس روی یک ملک کار می کند، معمولا سایر پرسنل دیگر روی آن ملک کار نمی کنند. پس مشتری ها نیاز دارند در زمان کوتاه تری با مشاور مربوط به همان ملک خاص در تماس باشند.
از طرفی مشاور املاک نیاز دارد، در زمان هایی که در دفتر حضور ندارد، تماس ها ومشتریان خود را از دست ندهد. مشتریان هم علاقه دارند فرایند ثبت ملکشان برای فروش و یا رهن و اجاره ساده تر و کوتاه تر باشد. املاک جزو مشاغلی است که رقابت کاری برای جذب مشتری در ان زیاد است و خدمات تلفنی در آن بسیار پر رنگ است. یک مشاور املاک می خواهد بیشترین مشتریان را جذب کند، رضایت مشتریان را کسب کند و در ادامه مشتریان وفادار و دائمی داشته باشد.
بطور مثال برای مشاورین املاک مهم است که مشتریانی که قرارداد های رهن و اجاره را در دفتر آن ها بسته اند برای تمدید قرارداد سالانه دوباره به همین شعبه برگردند. برای مدیر دفتراملاک نظارت بر کیفیت کاری پرسنل بسیار مهم است. ممکن است نیاز داشته باشد مشاورین تازه کار را در حین کارو تا رسیدن ب تسلط کامل، در حین معاملات حمایت کند.
سیستم VOIP برای املاک و دسترسی دائم به مشاورین
سیستم تلفن ویپ این امکان را به شما می دهد که به صورت رایگان و مستقیم و بر بستر شبکه با مشاوران و کارمندان خود در ارتباط باشید. این تماس حتی زمانی که هیچ یک از شما در دفتر نباشید، امکان پذیر است. یک ویژگی خوب سیستم ویپ امکان در نظر گرفتن داخلی مشخص برای هرکدام از مشاورین آژانس املاک است. این داخلی و یا داخلی دیگری را هم می توانید به تلفن همراه مشاوران اختصاص بدهید.
با این روش، مشکلات پشت خط ماندن، پیدا نکردن مشاوران وقتی در دفتر حضور ندارند و تماس های متعدد برای برقرای ارتباط با پرسنل و مشاوران خود را ندارید و در هر شرایطی به سهولت با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید.
در سیستم سنتی ممکن بود تعداد زیادی از مشتریان خودتان را در ساعاتی که خارج از دفتر هستید از دست بدهید. VOIPاین امکان را برای مشتریان هم فراهم می کند که بدون توجه به مکان شما و به سهولت توسط داخلی مشخصی با شما در تماس باشند. از آنجایی که هر مشتری صفر تا صد خدمات خودش را از یک مشاور دریافت می کند، سهولت تماس با مشاور مربوط بسیار مهم است.
سیستم VOIP برای املاک و شنود و ثبت مکالمات
یکی از قابلیت های خوبی که این سیستم در اختیار شما قرار می دهد امکان شنود همزمان مکالمات بین مشاورین و مشتریان است. در بعضی از معاملات ممکن است احتیاج داشته باشید مکالمات را شنود کنید و بدون اینکه مشتری در جریان ورود شما به بحث باشد، نکاتی را به مشاور گوشزد کنید یا باهم مشورت کنید. از طرفی می توانید مکالمات مشاورین تازه کار را مدیریت کنید و در صورت نیاز راهنمایی های لازم را در حین مکالماتشان با مشتری داشته باشید.
با استفاده از سیستم تلفن VOIP تمام مکالمات مشاورین و مشتریان ضبط می شود و امکان جستجوی پیشرفته و بررسی فایل ها در صورت نیاز را دارید. شما به عنوان مدیر دفتر مشاورین املاک می توانید، تمام مکالمات پرسنل خود را بررسی کنید وکیفیت کار، تسلط و نحوه خدمات دهی آن ها را بسنجید. این فایل ها همچنین برای کنترل و ثبت مکالمات، تعهدات و قرارداد های شفاهی بین مالک ، مشتری و مشاورین املاک بسیار مهم است. در صورتی که هر یک از طرفین به مشکل بر بخورد یا تعهدات یا قرارادهای شفاهی را زیر پا بگذارد امکان استفاده از فایل ضبط شده را دارید.
سیستم VOIP برای املاک و کیفیت خدمات مشتریان
رضایت مشتریان یکی از دلایل مهم استفاده از سیستم های نوین ارتباطی است. خدمات مختلفی که VOIPدر جهت مدیریت صف انتظار، کیفیت تماس تلفنی، امکان شرکت در نظر سنجی، ارتباط مستقیم با مشاور مورد نظر ارائه می دهد، مستقیم بر رضایت مشتریان شما تاثیر گذار است. در مشاور املاک، از آنجایی که مشتریان خدمات خودشان را با یک مشاورخاص پیش می برند، ویژگی تخصیص داخلی، به مشتریان اجازه می دهد که بصورت مستقیم با مشاور خود تماس بگیرند.
ثبت اطلاعات مشتری و پیشینه تماس و نمایش آن برای مشاور مربوطه در تماس بعدی، باعث افزایش سرعت پیگیری درخواست مشتری و در نتیجه رضایت مشتری از خدمات شما می شود. همچنین شما این امکان را دارید که مشتریان خاص و مهم خود را بدون نیاز به منوی صوتی ورودی، به داخلی یا صف مورد نظر منتقل کنید تا در کوتاه ترین زمان به مشاور مربوط و یا مدیریت متصل شوند. این خدمات را می توانید برای مشتریان VIP خود ارائه بدهید.
یکی دیگر از قابلیت های خوب سیستم ویپ، نظر سنجی مشتریان است. در پایان هر مکالمه مشتری به صورت اتوماتیک به سیستم نظر سنجی وصل می شود و امتیازی را به کیفیت خدماتی که دریافت کرده می دهد. از این نظرات ضبط شده و گزارشات در جهت پیشرفت خدمات مشتریان، برطرف کردن ایرادات، سنجش کارمندان و تصمیمات درست آتی استفاده کنید.
سیستم VOIP برای املاک و ثبت اطلاعات مشتریان
مشاورین املاک نیاز دارند که بتوانند با مشتریان خود تماس بگیرند و اطلاعات قبلی مشتریان را داشته باشند. حالا تصور کنید مدیریت این حجم اطلاعات با روش های پیشین چقدر سخت و زمان بر بوده است. چیزی که با استفاده از سیستم تلفن VOIP به سهولت امکان پذیر است. شما با یک کلیک با مشتری خود در ارتباط هستید. همچنین قابلیت دفترچه تلفن درسیستم ویپ به دفاتر املاک امکان مدیریت و ساماندهی اطلاعات مشتریان را می دهد. امکان درج یادداشت و ویرایش اطلاعات مشتریان و دفترچه تلفن را دارید.
امکان جستجوی پیشرفته مشتریان را دارید. قابلیت شخصی سازی دفترچه تلفن و پنهان کردن اطلاعات خاص مشتریان و املاک را از همکارانتان دارید. در هنگام تماس با مشتریان اطلاعات و سوابق تماس مشتری را به صورت پاپ آپ مشاهده می کنید. امکاناتی که برای مشاورین املاک واقعا کاربردی هستند. یک امکان خوب دیگر ویپ تماس گیر خودکار است. در بازه های زمانی مشخص به صورت خودکار با مشتریانی که از آن ها اطلاعی ندارید تماس می گیرد. با یک پیام صوتی آن ها را دعوت می کند در صورتی که هنوز خدمات دلخواه را دریافت نکردند با شماره گیری عددی به اپراتور متصل شوند.
سیستمVOIP برای املاک و مکالمات موثر با مشتریان
دسترسی شما به پیشینه تماس های مشتریان مهم است. اطلاعات آن ها و نتایج نظر سنجی های آن ها باعث می شود مکالمات موثرتر و مفیدتری با مشتریان خود داشته باشید. برای ارتباط صمیمی تر با مشتریان از پیام های خوشامد گویی، تبریک روز عید یا تولد مشتریان استفاده کنید. راهکارهایی که علاوه بر رضایت مشتریان شماره شمارا به آن ها یادآوری ی کند.
سیستم VOIP برای املاک و خدمات خارج از ساعات اداری
سیستم ویپ این امکان را برای مشتریان شما فراهم می کند که در هرساعتی از شبانه روزبا دفتر شما در ارتباط باشند. اطلاعات ملک فروشی و یا مشخصات ملکی که به دنبال آن هستند را ثبت کنند. تا مشاوران در اولین فرصت با آن ها تماس بگیرند. این امکان حتی در خارج از ساعات اداری در حفظ مشتریان و جلب رضایت آن ها بسیار موثر است.